Bien planifier c’est apprendre à prévoir l’imprévisible

Dans un précédent billet, qui portait sur mon bilan académique de l’année 2017, je prenais la résolution de devenir forgeron en 2018. Aujourd’hui, je partage avec vous mon bilan professionnel et la principale résolution 2018 qui en a résulté : mieux planifier ! 

Il y a douze mois exactement, j’étais encore au pays des Pharaons, où j’ai vécu d’intenses expériences professionnelles. Au cours de l’année, j’y ai occupé des postes de leadership mais aussi de management. Chaque expérience avait son lot de douleur et de chaleur. Entre les collègues difficiles à gérer, les échecs et événements déplorables, voici les principales leçons tirées de l’année passée.

1. Savoir mieux optimiser et accroître l’efficacité collective

De 2015 à début 2017, en tant que Président de la Société d’Art Oratoire de Senghor (SAOS), une structure qui œuvre pour la promotion du dialogue interculturel, de la tolérance et au développement de l’esprit critique des jeunes panafricains, j’ai eu la lourde et excitante responsabilité de relancer et dynamiser les activités de cette organisation. Une tâche que je pris à bras le corps, investissant toute mon énergie pour faire briller le flambeau de l’art oratoire en Egypte. Cependant, dans mes démarches, l’adhésion ne fut pas entière pour tous. Au départ, je me suis dit : « C’est normal, tu ne peux convaincre tout le monde de pratiquer l’art oratoire. » Mais avec une légère prise de recul, j’ai également constaté que cela était également liée à la stratégie utilisée pour rassembler l’équipe et démarrer les activités.

Vous savez, la réussite effective de toute initiative dépend principalement de la vision, de l’équipe et de l’engagement que chacun y met. L’efficacité collective, d’après Olivier Devillard dans ‘Dynamiques d’équipe’ repose sur 3 leviers :

• La mobilisation : comment l’énergie est-elle mobilisée ? Comment la motivation de chacun entre-t-elle en résonance avec le projet commun pour le porter volontairement ?
• L’unification: comment l’énergie collective est-elle canalisée vers la cible (cohésion), ou comment se disperse-t-elle ? comment les gens travaillent-ils ensemble (collaboration), ou séparément (coopération) ?
• Et la polarisation : comment l’énergie est-elle focalisée sur le résultat ?

Parfois, on s’imagine que tout le monde comprend ou voit les choses comme nous ! Parfois, on fait certaines choses en s’imaginant que les autres vont suivre ! On pose des actes en estimant qu’ils sont sur la même longueur d’onde que soi ! Mais en réalité, ce n’est pas souvent le cas, et là on peut avoir des asymétries d’informations qui nous mettent dans des positions assez délicates à gérer.

A travers cette expérience, je compris l’importance non seulement de bien communiquer sa vision à toute son équipe, mais surtout de se rassurer que la vision soit partagée et appropriée par l’ensemble de la team. Il existe en effet une différence entre « connaître la vision » et « comprendre la vision ». La première s’inscrit dans une démarche passive mais la seconde est davantage « active ».

2. Savoir « mieux » planifier : quand le plan B ne suffit plus !

« If you fail to plan, you plan to fail. » Ce dicton anglais, court mais profond, revêt une importance capitale une fois qu’on l’expérimente. Lincoln, quant à lui, disait : « Donnez-moi 6h pour couper un arbre, et j’en passerai 4 à affûter ma hache.» La planification avec la préparation permet, d’après moi, de « prévoir même l’imprévisible ». Et mieux vaut avoir un mauvais plan que rien du tout. j’ai longtemps eu l’habitude de ne m’en tenir qu’à un plan B. Mais parfois, il faut même en prévoir un troisième, un plan C…

Par exemple, au terme de mon mandat à la tête de la Société d’Art Oratoire de Senghor sus évoquée, je décide de ne pas me représenter pour un second mandat. D’une part, j’estime que le renouvellement du leadership ou d’équipe dirigeante peut apporter du sang neuf, une nouvelle dynamique et vision à la structure. D’autre part, mon éthique personnelle me l’interdisait : « éviter de s’accrocher au pouvoir et apprendre à laisser la place ». Je suis convaincu de ce qu’au-delà de la critique à l’endroit de nos leaders politiques gérontocrates, nous devons, par nos actes et décisions, créer et démontrer un changement d’attitude.

Ce n’est un secret pour personne : on ne quitte pas le pouvoir comme ça ! Il faut toujours définir un plan de succession car la relève ne s’improvise pas. Il était donc important de préparer la relève bien avant les élections du nouveau bureau. La gestion de la succession est capitale et très sensible dans toute entreprise. J’avais ainsi proposé à un leader charismatique de notre structure d’assurer la relève parce qu’il était bien imprégné de la vision et des projets qui étaient en cours à l’époque. Mais…

L’homme propose et Dieu dispose ! 😊 Les plans ne se déroulèrent pas tel que prévu… (Très long à expliquer ici 😊) Ce fut donc un personnage insoupçonné qui se présenta et remporta les élections. Jusque-là, il n’y a point de problème me direz-vous ! On peut être étranger à un système, l’intégrer et gérer avec maestria ! Mais cela n’est possible que si trois qualités de leadership essentielles sont présentes en vous : l’humilité, l’écoute active et l’esprit collaboratif. Sans elles, la gestion de la transition devient très délicate…Et ça je l’ai vécu !

Cette expérience me révéla ô combien il est important de toujours prévoir plusieurs alternatives, de ne point se reposer sur une seule solution. Ça demande du temps et beaucoup d’effort pour être mis en pratique, mais une fois que vous réussissez à en faire une habitude proactive, vous parviendrez à éviter bien de désagréables surprises et à garder toujours une légère marge d’avance. Avec une bonne planification, même le changement ou l’inattendu devient une opportunité. Voilà !

3. Apprendre à travailler collaborativement dans un milieu interculturel.

Notre capacité à collaborer fait partie des compétences clés de ce siècle. Or nombreux sont ceux qui sont de très bons « coopérants » mais de piètres « collaborateurs » (j’en fais partie 😊). Contrairement au travail coopératif basé sur une division et distribution de la tâche globale, le travail collaboratif nécessite bien plus, la synergie, la symbiose de l’ensemble du groupe pour la réalisation d’une tâche.

Or nous sommes davantage habitués au mode coopératif car cela nous permet de demeurer dans notre zone de confort. J’aimais et je préférais toujours travailler seul pour apporter ensuite ma contribution au groupe. Au lycée et à l’université, j’avais toujours cette « mauvaise habitude » de prendre tous les exposés ou travaux de groupe, les traiter entièrement et bien, puis rapporter le résultat final à mes camarades.

Bien que cela les réjouissait, que je me tape tout le boulot et qu’ils bénéficient de ses fruits, je compris plus tard que je ne les aidais point en agissant ainsi. Et j’avais pris la décision d’être moins « égoïste », d’apprendre à reconnaître, accepter et favoriser l’expression de chaque membre du groupe. Il est arrivé, des fois, que notre groupe de travail ait une « mauvaise performance » après que j’eus exigé que l’apport de chaque membre soit intégré dans le travail final.

Le travail collaboratif exige en effet, que l’apport de chaque membre soit valorisé car la finalité n’est point de résoudre le problème le premier, mais de le résoudre ensemble. En 2017, cette capacité à savoir et pouvoir travailler collaborativement a été, à maintes reprises, mise à l’épreuve. Et cela était d’autant plus difficile que j’évoluais dans un milieu interculturel avec des personnes ayant des background culturels variés – j’ai collaboré de façon directe ou indirecte avec près de 34 nationalités. Ce n’est pas facile mais on en ressort enrichi et cela ouvre de nouvelles perspectives. Cela change notre représentation du monde et notre rapport au monde.

Travailler collaborativement dans un milieu interculturel développe votre afropolitanité (j’en donne une explication ici 😊). On apprend à reconnaître son image dans le visage de l’Autre. On apprend à considérer la différence non comme une carence mais comme une richesse.

Bon je vais m’arrêter là pour ce billet, écrit une fois de plus à « cœur ouvert ». Il y’a bien d’autres expériences que j’ai acquises en 2017 mais un billet serait insuffisant pour les décrire (j’ai même déjà trop parlé massa !). Nous pourrons interagir à travers l’espace des commentaires ! Au passage, n’hésitez point à m’en laisser un sur vos expériences et expérimentations acquises dans le milieu professionnel, que ce soit dans un emploi formel ou non, du bénévolat ou du volontariat ! A+ !